کایزن و 5S و بهبودهای ناشی از آن

کارکنان سازمانها مهمترین و ارزشمندترین عناصر موجود در آن هستند و منظم و آراسته نگه داشتن محیط کار به تمامی کارکنان بستگی دارد.

1-  آیا می دانید آنچه انجام می دهید چقدر در نظافت، نظم و ایمنی محیط کارتان اهمیت دارد؟

2-  آیا می دانید که محیط کار چه تأثیر تعیین کننده ای در سرعت انجام کار، کارایی و بهره وری شما دارد؟

در واقع ضرری ، که با از دست دادن کارکنان خبر ه ، به یک سازمان وارد می شود به مراتب بیشتر از حالتی است که نرم افزارها یاسخت افزارهایش را از دست بدهد . لذا همانطور که یک سازمان هزینه هایی را برای حفظ و ارتقاء کیفی نر م افزارها وسخت افزارهای خود تقبل می کند بایستی سرمایه گذاری مناسبی را برای ارتقاء کیفی عملکرد کارکنان خود انجام دهد.

یکی از روشهای ارتقاء کارکنان یک سازمان کایزن یا بهبود مستمر است . کایزن در محیط کاری یعنی بهسازی مستمر کلیه پرسنل سازمان اعم از مدیران و کارمندان . از جمله روشهای مؤثر در اجرای کایزن می توان به 5S اشاره نمود. شرط اجرای موفق کایزن در موسسات مختلف این است که در ابتدا 5S به صورت صحیح در مؤسسه پیاده شود . اگر سازمانی را به صورت موفقیت آمیز اجرا کند در واقع قادر به انجام هیچ گونه فعالیتی در زمینه بهره وری نخواهد بود.

 کایزن چیست ؟

کایزن ترکیبی دو کلمه ای از یک مفهوم ژاپنی است که تعریف آن تغییر به سمت بهتر شدن یا بهبود مستمر و تدریجی است. در واقع کایزن بر این فلسفه استوار است که برای ایجاد بهبود در سازمان ها لازم نیست به دنبال تغییرات انفجاری یا ناگهانی باشیم، بلکه هر نوع بهبود یا اصلاح به شرط آنکه پیوسته و مداوم باشد، ارتقای بهره وری را در سازمان ها به ارمغان خواهد آورد.

معنی اصلی واژه کایزن ساده و گویاست: کایزن یعنی بهبود مستمر، بهبود مستمری که تمامی افراد یعنی مدیران کارکنان و کارگران را در بر می گیرد: فلسفه کایزن براین اصل استوار است که شیوه زندگی انسان شامل زندگی شغلی، زندگی اجتماعی و زندگی خانوادگی باید پیوسته و مداوم بهبود یابد. فرهنگ کایزن و تعامل آن در بین لایه ها و سازمانهای مختلف اجتماعی در ژاپن باعث شده است تا کارخانه به دانشگاه تبدیل شود و دانشگاه به کارخانه، کارگر از مدیر بیاموزد و مدیر از ایده های کارگر بهره مند گردد. پژوهشگر لباس کار بپوشد و به جای نشستن در برج عاج به صحنه تولید بیاید و فعالان صحنه های تولید به فکر و تدبیر در باب بهبود کار خویش بپردازند و به پژوهش روی آورند.

همانطوری که گفته شد هدف از تغییر ، بهبود مستمر بهره وری سازمانی بر پایه یک سری اصول و قواعد می باشد. در این مورد سه اصل مهم و ظریف ایفای نقش می کنند که اگر به آنها دقیق شویم خواهیم توانست هدف نهایی خود را تعیین نمائیم.

 

1- ارتقای کارآئی ( efficiency )

Doing things right

کارها را درست انجام دادن

2- ارتقای اثر بخشی ( effectiveness )

Doing right things

کارهای درست را انجام دادن

3- بهبود بهره وری ( productivity )

Doing right things right

کارهای درست را درست انجام دادن

 پیام استراتژی کایزن در این جمله خلاصه میشود که حتی یک روز را نباید بدون ایجاد نوعی بهبود در یکی از بخشهای سازمان یا شرکت سپری نمود.

در نگاه کایزنی برای تحقق بهبود تدریجی و مستمر در سازمان ها باید سه اقدام اساسی زیر صورت بگیرد :

1- کلیه فعالیت هایی که هزینه زا هستند ولی ارزشی تولید نمی کنند(Muda) باید حذف شوند .

2- فعالیت هایی که به شکلی در جای دیگری به صورت موازی انجام می شوند ( Muri ) با یکدیگر تلفیق شوند.

3- آن دسته از فعالیت هایی که برای تکمیل و بهبود سطح کیفی خدمات لازمند ( Mura ) به فعالیت های سازمان افزوده شوند. این حرکت یا نهضت MU3  اساس اقدامات کارگاه آموزشی گمبا کایزن ( کایزن عملی ) را تشکیل می دهد.

 رویکرد تحول سازمانی

١- روش بهبود تدریجی – کایزن

٢- روش جهش بزرگ – نوآوری

  • خلاقیت یا creativity مرحله ذهنی
  • نوآوری یا innovation مرحله عملی یا پیاده سازی

٣- روش ترکیبی – کایزن و نوآوری

 

 

 

 

 

 

 

 

مبانی پایه  اجرای کایزن

1.      اجرای مرحله آماده سازی سازمان – 5S

2.      استقرار نظام پیشنهادات – KSS

3.      استقرار تدریجی حلقه های کیفیت – QCC

4.      کنترل کیفیت فراگیر TQC –

5.      برنامه ریزی نگهداری و تعمیرات بهره ور فراگیر – TPM

6.      تولید و یا عرضه خدمت به هنگام  -JIT

 5S چیست و چه فوایدی دارد ؟

ازجمله سؤالاتی که همواره از سوی کارکنان مطرح می شد عبارتند از:

5S  چیست؟

چه نتیجه ای به همراه دارد؟

هدف نهایی و فواید اجرای آن چیست؟

و در نهایت اینکه :

نقش و وظیفه کارکنان در اجرای آن چیست؟

در پاسخ اینچنین گفته می شود :

5S مخفف پنج کلمه ژاپنی بوده که به زبان انگلیسی و فارسی برگردانده شده ، در جدول زیر خلاصه ای از مفاهیم این پنج کلمه و نتایج حاصل از آن آورده شده است.

  اگر بتوان 5S را به ترتیب و بصورت صحیح پیاده نمود ، شاهد نتایج مفید زیر خواهیم بود :

1-     آراسته شدن محیط

2-     لذا بخش شدن محیط کار

3-     افزایش کارایی

4-     ایجاد ایمنی و سلامتی

5-     صرفه جویی

6-     بهبود وضعیت دستگاهها و سیستمهای سخت افزاری و نر مافزاری و کاهش هزینه ها :

7-     رفع عیب و نواقص

8-     ارزیابی کارکنان و در نظر گرفتن پاداش

9-     رسیدن آسان به استاندارهای لازم

 نقش و وظیفه شما در اجرای طرح 5S :

5S کار همه است نه کار فرد یا افراد خاص. همکاری و کوشش در اجرای 5S توسط هر فرد در محیط کارش را باید به عنوان یکی از معیارهای ارزشیابی و پاداش دهی عملکرد قرارداد . ممکن است در جریان اجرای 5S بخش و یا بخشهایی از محیط کار از نظر رعایت 5S بطور غیررسمی وضع مثبتی داشته باشند و نیازهای تغییراتیشان ناچیز باشد که البته باید کوشش خودکار آنها را مورد ستایش قرار داد.

نکته مهم در اجرای 5S اراده، خواست ، تعهد ، همکاری و هماهنگی کلیه کارکنان سازمان می باشد. باتوجه به منافع وافری که 5S برایتان به همراه خواهد آورد حتماً تاکنون متقاعد شده اید که محیط کاری خود را میتوانید سامان دهید و سامان دهی محیط کار اقدامی با ارزش است.

این برنامه تنها به منظور کمک به ارائه کار مولد و موثر و برای هرکس در هر مکان و زمان است. موارد زیر را در نظر بگیرید :

• آیا تا به حال برای یافتن مجموعه ای از اطلاعات یا اسناد مورد نیاز فوری وقت بیهوده صرف کرده اید؟ در آن زمان باخود چه اندیشیده اید؟

• آیا تاکنون مشکل گم کردن یک پرونده را به دلیل آنکه شخص دیگری آن را برداشته و دیگر سرجای خودبرنگردانده ، تجربه کرده اید؟

• آیا تاکنون مشکل منتظر گذاشتن ارباب رجوع را هنگامی که به مسافرت رفته و برخی از پرونده های مورد نیاز آنها را درکشوی میز خود قرار داده اید، تجربه کرده اید؟

• آیا تا به حال به دلیل خراب شدن و نیاز به تعمیر سیستم کامپیوتر خود، کارهای خود را تا چندین روز معوق گذاشته اید؟

• استنشاق هوای آلوده به دود سیگار چقدر شما را آزرده است؟

• خراب بودن قفلها و دستگیره ها چه مشکلاتی را برایتان به همراه داشته است؟

مطالب گفته شده فوق تنها گوشه ای از مشکلاتی بود که هر کارمند یا مدیر با آن مواجه شده است . تنها راه رهایی از این مشکلات شما هستید چرا که با اجرا و عمل به قوانین 5S ، خواهید توانست محیط کاری خود را به محیطی لذت بخش و پاکیزه تغییر دهید و همچنین از مزایا و پاداشهای طرح 5S برخوردار گردید.

علیرغم اینکه سیستم 5S به ظاهر خیلی ساده و قابل فهم است و انجام اصول آن خیلی ابتدایی به نظر می رسد ولی عموماً سازمانها و واحدهای تولیدی برای پیاده نمودن آن در عمل با مشکلات فراوان روبرو هستند . دلیل این امر به احتمال زیاد در ظاهر ساده این طرح است و از آنجا که تصور می شود انجام این عوامل با یک چشم بر هم زدن میسر خواهد بود، هیچ کس به واقع برای انجام آنها تلاش جدی به عمل نمی آورد. در واقع تحقق از آن رو دشوار است که مدیران و پرسنل اجرایی ، از اهداف و مأموریتهای آن بی اطلاع بوده و نیز تمایلی برای اجرای مقررات آن از خود نشان نمی دهند.

پس بیائید با تلاش و کوشش 5S را هم در محیط کار ، محیط خانواده و بطور کلی در اطراف خود پیاده نموده و از فواید آن بهره مند شویم. همچنین اگر ممکن باشد ، سری هم به تفکرات و همه چیزهایی که در ذهن داریم بیندازیم و آنها را برای باروری و افزایش بهره وری مرتب و منظم نمائیم. هیچگاه در مقابل تغییرات مقاومت نکرده بلکه همسوی آنها گامی در جهت پیشرفت و بهبود برداریم.

چند تصویر از برقراری 5S در شرکت تویوتای ژاپن :

 

 

/ 8 نظر / 196 بازدید
زارعي

سلام مطالب بسيار مفيدي ارائه شده بود اگر تمايل داشتيد به ايميلم براي وبلاگ مطلب بفرستيد . با آرزوي موفقيت

ممنون بعدامتحانات تمام مطالب روکامل خواهم خوند

سلام من میخواستم تاثیرMISرودرتحولات سازمان بدونم و5s-توضیحات 5س خوب بودولی جواب سوالمونگرفتم دانشجوی بازاریابی مرسی

یه سوال دیگه هم داشتم تکنیکهای جدیدبازاریابی وارتباط جدیدبانقش اطلاعات ؟ منظوربازاریابی جودویی والکترونیکی-هوشمندهست؟ممکنه توضیح بدین ببخشیدعجله داشتم درقسمت نظرات سوالمومطرح کردم منتظرپاسخ شماهستم

IE STUDENT

خيلي خوب به مفهوم5S رسيدين عكساتونم عاليه من كلي گشتم تو نت ولي اينارو نديدم ممنون

محمد حسین حاجی حسن

بسیار آموزنده بود.... ممنون

زهرا

متشکرم از مطلب مفیدتون من از مطلبتون در پروژه دانشگاهیم استفاده کردم خیلی عالی بود و تصاویرش بی اندازه مفید بودند . باز هم تشکر میکنم.